Prolab LIS : Tarification, Facturation & Modèles d’impression — Guide complet
La facturation est l’une des fonctions les plus critiques d’un laboratoire privé. Elle doit être rapide, fiable, et suffisamment flexible pour s’adapter aux conventions tarifaires de chaque patient ou organisme partenaire. Dans ce guide, nous parcourons l’intégralité du module Tarification et Facturation de Prolab LIS, de la génération automatique des factures jusqu’à la personnalisation des modèles d’impression.
💡 Ce tutoriel s’inscrit dans la série de guides Prolab LIS. Si vous n’avez pas encore configuré votre nomenclature, commencez par ce guide sur la configuration des tests et l’import CSV.
Vidéo de démonstration
Facturation automatique à la création d’une demande
Dans Prolab LIS, chaque demande de laboratoire génère automatiquement une facture dès sa création. Il n’y a aucune étape manuelle de facturation à effectuer — le système s’en charge en arrière-plan au moment où les analyses sont sélectionnées et enregistrées.
Pour accéder à la facture d’une demande existante, ouvrez la demande concernée et repérez la section Enregistrements liés dans la colonne de droite. Vous y trouverez trois liens directs : la Facture, les Résultats et les Échantillons associés à cette demande.
En cliquant sur la facture, vous accédez à sa fiche complète, qui présente :
- Le nom et le résumé du patient — considéré comme client dans le module de facturation
- Le numéro de facture et la date d’émission
- Le détail des lignes : chaque ligne correspond à une analyse prescrite, avec son code de facturation, sa quantité, son unité, son prix unitaire, les taxes applicables et le total de ligne
L’ordre des lignes peut être réorganisé par glisser-déposer et sauvegardé. Les lignes sont également modifiables individuellement si un ajustement de quantité s’avère nécessaire, bien que ce cas reste rare dans le contexte des analyses biologiques standard.
Impression de la facture et du reçu
L’impression se déclenche en un clic depuis la fiche de la facture.
Facture : cliquez sur Imprimer la facture. Un document PDF est généré immédiatement et prévisualisé dans le navigateur. Le menu d’impression natif de votre navigateur prend ensuite le relais pour sélectionner l’imprimante et lancer l’impression.
Reçu de caisse : cliquez sur Imprimer le reçu, puis sélectionnez votre imprimante d’étiquettes ou de tickets thermiques. Ce reçu est adapté aux formats de tickets de caisse standards utilisés dans les laboratoires.
Configuration de la taxe et des codes de cotation
Taxe
Pour configurer le taux de taxe applicable à vos factures, accédez à Contrôle → Paramètres généraux, puis recherchez le terme taxe dans le champ de recherche. La taxe existante s’affiche avec sa valeur actuelle. Cliquez sur Modifier pour l’ajuster selon la réglementation fiscale en vigueur dans votre pays.
Codes de cotation
Les codes de cotation permettent de catégoriser chaque ligne de facture selon la nomenclature officielle de facturation médicale. Dans Prolab LIS, trois codes sont utilisés par défaut :
| Code | Entité concernée |
|---|---|
| B | Analyses biologiques |
| CK | Concepts médicaux |
| M | Médicaments |
Pour consulter ou modifier la valeur d’un code de cotation, effectuez une recherche par sa lettre dans les paramètres généraux, puis cliquez sur Voir pour accéder à sa configuration.
Vue d’ensemble de la comptabilité
Le module Comptabilité de Prolab LIS centralise l’ensemble des factures et des paiements en un tableau de bord unifié. Il regroupe deux onglets distincts — Factures et Paiements — accompagnés d’un tableau de statistiques financières consultable directement depuis l’interface.
Recherche et filtrage
Plusieurs options de filtrage sont disponibles :
- Recherche par numéro de facture
- Recherche par nom du client avec autocomplétion
- Filtrage par date précise ou par intervalle de dates
- Bouton Aujourd’hui pour afficher uniquement les factures du jour
Export et intégration ERP
Depuis la comptabilité, trois actions d’export sont disponibles :
Exporter en CSV génère un fichier tableur exploitable dans Excel ou tout logiciel de comptabilité externe.
Imprimer produit un rapport de comptabilité complet au format PDF, imprimable en un clic.
Exporter vers ERP est destiné aux laboratoires utilisant le module ERP d’Yoctobe. Cette fonction permet de sélectionner une plage de dates, de choisir les factures à exporter, et de les transmettre automatiquement vers votre ERP. Pour les utilisateurs de Promed HIS, cet export peut être entièrement automatisé via le module Automatisation Kron — ce point fera l’objet d’une vidéo dédiée.
Définir les prix des analyses
Il existe deux méthodes pour renseigner le prix standard d’une analyse dans Prolab LIS.
Modification avancée : lors de la création ou de la modification d’un test depuis la nomenclature, un champ Prix est disponible directement dans le formulaire. C’est la méthode recommandée pour une configuration initiale précise.
Modification rapide : depuis la liste des tests, le bouton Modification rapide vous permet de saisir les prix de plusieurs analyses en succession rapide, sans ouvrir la fiche de chaque test. C’est la méthode idéale pour mettre à jour un tarif en cours d’exploitation.
Le prix saisi par ces deux méthodes constitue le prix de base standard, sans remise ni majoration. C’est à partir de ce prix que les niveaux de tarification calculeront leurs ajustements.
Niveaux de tarification — Remises et majorations
Prolab LIS intègre un système de niveaux de tarification qui vous permet de définir des grilles de prix différenciées pour vos patients conventionnés, vos organismes assureurs, ou toute autre catégorie de clients nécessitant une tarification spécifique.
Créer un niveau de tarification
Accédez à Contrôle → Gestion des tarifs, puis cliquez sur Créer un niveau de tarification. Renseignez un nom explicite — par exemple Remise 10 % ou Convention Assurance X — puis saisissez le taux d’ajustement en respectant les conventions suivantes :
- Valeur négative (ex. :
-10) pour une remise - Valeur positive (ex. :
15) pour une majoration
⚠️ Il est impératif d’activer le niveau de tarification après sa création. Sans activation, les règles de tarification ne seront pas générées et aucun ajustement ne sera appliqué.
Une fois validé, le système génère automatiquement en arrière-plan l’ensemble des règles de tarification pour les trois entités : tests, concepts médicaux et médicaments.
Consulter les règles générées
En cliquant sur Gérer les règles, vous accédez au tableau complet des règles générées pour ce niveau. Pour chaque test, vous visualisez le prix de base, le pourcentage d’ajustement appliqué et le prix net calculé.
Appliquer une tarification groupée
Le bouton Appliquer une tarification groupée permet de reconfigurer les règles d’un niveau en masse, selon trois modes :
| Mode | Comportement |
|---|---|
| Pourcentage | Applique un % d’augmentation ou de réduction à tous les éléments du niveau |
| Montant fixe | Ajoute ou soustrait un montant fixe sur tous les éléments |
| Par catégorie | Cible uniquement les analyses d’un panneau de tests spécifique |
Le mode Par catégorie est particulièrement utile lorsque vous souhaitez, par exemple, appliquer une remise spécifique sur le bilan lipidique sans modifier les tarifs des autres panneaux. Il suffit de sélectionner le panneau concerné, de saisir le taux ou le montant souhaité, et de valider.
Mise à jour automatique des règles
Si vous modifiez les prix de base de vos analyses ultérieurement, vous n’avez pas à reconfigurer manuellement vos niveaux de tarification. Le système recalcule automatiquement le montant d’ajustement et le prix net dès que le prix de base est mis à jour — sans aucune intervention de votre part.
Associer un niveau de tarification à un patient
Les niveaux de tarification sont liés directement au dossier patient. Pour appliquer une grille tarifaire à un patient, accédez à sa fiche via le menu Patients, cliquez sur Actions → Modifier les détails, puis sélectionnez le niveau de tarification dans le champ prévu à cet effet.
À partir de ce moment, toutes les factures émises pour ce patient intégreront automatiquement la remise ou la majoration correspondante, sans aucune manipulation supplémentaire lors de la création des demandes.
Pour vérifier ce comportement, créez une nouvelle demande pour le patient concerné, sélectionnez le bilan lipidique, enregistrez et consultez la facture générée. Vous constaterez que le niveau de tarification a été appliqué automatiquement sur chaque ligne, avec le calcul de taxe intégré.
Enregistrement d’un paiement
Lorsque le patient règle sa facture, cliquez sur Payer pour mettre à jour le statut de la facture en un seul clic. Si vous souhaitez choisir un statut intermédiaire — par exemple Partiel ou En attente — utilisez le menu déroulant situé à côté du statut actuel pour sélectionner l’état approprié.
Une fois le paiement enregistré, cliquez sur Imprimer la facture pour remettre le document final au patient.
Personnalisation des modèles d’impression
Prolab LIS offre une flexibilité étendue pour la mise en page de tous vos documents imprimés — factures, reçus, rapports d’analyses — via le module Modèles.
Éditeur visuel
L’éditeur visuel vous permet de personnaliser vos documents sans écrire une seule ligne de code :
- Charger votre en-tête : intégrez le logo et les coordonnées de votre laboratoire
- Insérer des images dans les différentes sections du document
- Modifier les variables dynamiques disponibles dans l’en-tête pour personnaliser l’affichage des données patient et laboratoire
- Ajuster les marges haut, bas, gauche et droite, ainsi que le format de page (A4, Letter, etc.)
Édition avancée en code
Pour les utilisateurs maîtrisant le développement web, Prolab LIS donne accès directement au code source complet du modèle au format HBS (Handlebars), avec la possibilité de modifier le HTML, le CSS et le JavaScript de chaque section. Cette option permet une personnalisation totale du rendu, identique à ce que vous pourriez produire avec un outil de génération de documents sur mesure.
Prévisualisation PDF
À tout moment, le bouton Tester le PDF génère un aperçu en conditions réelles, reproduisant fidèlement le rendu final tel qu’il apparaîtra à l’impression. Il est recommandé de systématiquement tester le PDF après chaque modification avant de valider le modèle en production.
Récapitulatif des fonctionnalités couvertes
| Fonctionnalité | Disponible dans Prolab LIS |
|---|---|
| Génération automatique des factures | ✅ |
| Impression facture et reçu en un clic | ✅ |
| Configuration taxe et codes de cotation | ✅ |
| Vue comptabilité (factures + paiements) | ✅ |
| Export CSV et export vers ERP | ✅ |
| Modification rapide des prix | ✅ |
| Niveaux de tarification (remise / majoration) | ✅ |
| Tarification groupée par pourcentage, fixe ou catégorie | ✅ |
| Mise à jour automatique des règles tarifaires | ✅ |
| Association du niveau de tarification au patient | ✅ |
| Personnalisation des modèles d’impression (visuel + HTML/HBS) | ✅ |
À propos de Prolab LIS
Prolab LIS est le module de gestion de laboratoire d’analyse médicale de la suite Promed HIS, développée par Yoctobe. Conçu pour les laboratoires privés en Afrique et à l’international, il intègre la gestion des demandes, des résultats, de la tarification, de la facturation et de la comptabilité — en SaaS, sans infrastructure locale requise.
Pour une démonstration personnalisée ou toute question technique, contactez l’équipe Yoctobe via yoctobe.com.
