Prolab LIS & Promed HIS : Panneau de Contrôle & Configuration Avancée — Guide Administrateur

Le panneau de contrôle est la colonne vertébrale administrative de Prolab LIS et Promed HIS. Réservé aux utilisateurs disposant des droits d’administration, il centralise l’ensemble des configurations système — messagerie, automatisation, modèles de documents, mise en page, traçabilité et bien d’autres. Ce guide en présente chaque section en détail.

💡 Pour accéder au panneau de contrôle, cliquez sur Contrôle en bas à gauche du menu de navigation. Cette icône n’est visible que pour les comptes disposant des privilèges administrateur. Si vous ne la voyez pas, contactez votre administrateur système.

🎬 Vidéo de démonstration

Configuration SMTP — Messagerie sortante

La configuration SMTP définit le serveur de messagerie utilisé pour l’envoi de tous les e-mails sortants depuis la plateforme — notifications, rapports automatiques, rappels patients, codes d’authentification.

Si vous utilisez Prolab LIS en mode SaaS, une adresse e-mail préconfigurée est fournie par défaut — aucune action n’est requise de votre côté. Si vous souhaitez utiliser votre propre domaine e-mail, cliquez sur Ajouter une configuration SMTP et renseignez les paramètres fournis par votre prestataire :

Champ	Description
Hôte SMTP	Adresse du serveur de messagerie
Port	Port de connexion (généralement 587 ou 465)
Nom d’utilisateur	Adresse e-mail expéditrice
Mot de passe	Mot de passe ou clé d’application
Par défaut	Cocher pour activer cette configuration

Une fois les champs renseignés, utilisez le bouton Envoyer un e-mail de test pour vérifier que la configuration fonctionne correctement avant de l’activer en production.

Automatisation Kron — Tâches planifiées

Le module Automatisation Kron permet de programmer des tâches automatiques récurrentes — rapports périodiques, rappels patients, notifications internes — et de les envoyer par e-mail, par SMS, ou les deux simultanément.

Modèles préconfigurés

Des modèles de tâches sont disponibles pour accélérer la configuration. Parmi les plus utiles :

• Rapport de facturation : envoi hebdomadaire automatique d’un résumé des factures — montant encaissé et solde restant dû — au format PDF vers une adresse e-mail définie
• Rappel de rendez-vous : notification automatique envoyée au patient avant sa consultation
• Disponibilité de résultats : alerte automatique lorsqu’un résultat est validé et prêt à être consulté

Configurer une tâche

Pour créer une tâche, sélectionnez un modèle ou partez de zéro. Renseignez les paramètres suivants :

Nom de la tâche. Planification : choisissez parmi les préréglages disponibles — toutes les heures, chaque jour, chaque semaine — ou saisissez directement un code Cron pour une planification personnalisée. Entité à interroger : factures, rendez-vous, résultats, etc. Filtres : affinez les données extraites — par exemple les factures créées dans les dernières 24 heures, ou uniquement les factures au statut Payée. Destinataires : adresses e-mail et/ou numéros de téléphone. Modèles : sélectionnez le modèle d’e-mail, le modèle PDF et le nom du fichier joint.

Les tâches peuvent être exportées et importées au format JSON pour une gestion multi-environnements ou une sauvegarde de configuration.

Paramètres généraux

Les paramètres généraux constituent un tableau de configuration clé-valeur utilisé comme référentiel central par l’ensemble du système — taxe applicable, codes de cotation (B, CK, M), valeurs de référence et autres constantes système.

Vous pouvez exporter ces paramètres au format JSON pour les sauvegarder ou les transférer vers un autre environnement, les importer depuis un fichier existant, ou restaurer les valeurs par défaut en un clic. Ces paramètres ont été partiellement présentés dans le guide dédié à la tarification et à la facturation.

Publications et annonces internes

Le module Publications permet de diffuser des annonces ou des messages internes à destination des utilisateurs de la plateforme — informations opérationnelles, mises à jour de protocoles, communications de direction.

Pour créer une publication, cliquez sur Créer une publication, renseignez un titre, un sujet et le contenu du message, puis désignez l’auteur. Ce module est entièrement régi par le système de rôles de la plateforme : seuls les utilisateurs autorisés peuvent publier, et seuls les utilisateurs autorisés peuvent lire les publications qui leur sont destinées.

Module Modèles — Personnalisation des documents

Le module Modèles vous permet de configurer la mise en page et le format de l’ensemble des documents générés par la plateforme. Plus de vingt modèles sont préconfigurés — rapports d’analyses, factures, reçus, fiches paillasse, devis, étiquettes patient, entre autres.

Éditeur visuel

Pour modifier un modèle, recherchez-le dans la liste et cliquez sur Modifier. L’éditeur visuel vous permet de cliquer directement sur n’importe quelle section du document pour la modifier — en-tête, logo, contenu, pied de page. Vous pouvez insérer ou redimensionner des images, ajuster les marges et les espacements, et visualiser immédiatement l’effet de chaque modification dans l’aperçu intégré.

Le bouton Tester le PDF génère un aperçu préliminaire en conditions réelles. N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer après chaque modification pour la conserver.

Édition avancée en code

Pour les utilisateurs maîtrisant le développement web, chaque modèle est accessible en code complet — HTML, CSS et JavaScript — via l’éditeur intégré au format HBS. Les sections sont organisées en deux types : les blocs, qui contiennent un élément simple, et les collections, qui alimentent des tableaux de données à plusieurs lignes.

Import et export des modèles

Vous pouvez exporter vos modèles au format JSON pour les sauvegarder ou les partager entre environnements. Lors d’un import, vous pouvez choisir de tout écraser ou de ne remplacer que certaines fiches spécifiques — une option précieuse pour restaurer des modèles mal configurés sans affecter les autres.

Modèles de communication — E-mails et SMS

Le module Modèles système gère les gabarits utilisés pour les communications automatiques envoyées aux patients et aux utilisateurs. Parmi les modèles disponibles par défaut : e-mail de bienvenue pour les nouveaux utilisateurs, SMS de rappel de consultation, notification de disponibilité d’un compte rendu, alerte de résultat critique.

Chaque modèle est exportable et importable au format JSON. Vous pouvez également restaurer les valeurs par défaut à tout moment si une modification doit être annulée.

Journaux d’activité — Traçabilité

Le module Journaux d’activité est le module de traçabilité de la plateforme. Réservé aux administrateurs, il enregistre l’ensemble des actions effectuées par tous les utilisateurs du système — avec l’horodatage précis, l’identifiant de l’utilisateur et la nature de l’action effectuée.

Deux types de visualisation sont disponibles : des graphiques d’activité par heure et par jour de la semaine pour identifier les pics d’utilisation, et une chronologie détaillée de toutes les actions filtrables par période. L’ensemble des journaux peut être exporté au format CSV pour une analyse approfondie dans un outil externe.

Gestion de la mise en page — Personnalisation de l’interface

Le module Gestion de la mise en page est l’un des plus puissants du panneau de contrôle. Il vous permet de personnaliser entièrement l’interface de Prolab LIS, Promed MRS et de chacun des modules intégrés — pharmacie, radiologie, télésanté, stocks — selon vos besoins opérationnels et l’image de votre établissement.

Tableau de bord et raccourcis

Vous pouvez ajouter, supprimer ou réorganiser les cartes de raccourci du tableau de bord. Pour chaque carte, vous définissez l’icône, la couleur et les autorisations par rôle — pour que chaque profil utilisateur ne voie que les accès qui lui sont pertinents.

Widgets statistiques

Des widgets statistiques configurables sont disponibles pour enrichir le tableau de bord. Exemples utiles : top 10 des praticiens prescripteurs, demandes de laboratoire en temps réel, revenus du jour, paiements en attente. Chaque widget propose un mode graphique et un mode tableau, avec export CSV intégré et filtre par période — jour, semaine, mois.

Barres latérales et panneau de contrôle

La barre latérale de chaque module est personnalisable de manière indépendante — vous pouvez y définir quels éléments apparaissent et dans quel ordre. Le panneau de contrôle lui-même suit le même principe : ses cartes sont entièrement configurables selon les sections que vous souhaitez mettre en avant pour vos administrateurs.

Image de marque par module

Pour chaque module — Prolab LIS, Promed MRS, Pharmacie, Radiologie, Télésanté — vous pouvez définir individuellement le logo et le nom affiché, pour aligner chaque interface avec l’identité visuelle de votre établissement ou de vos différentes entités. Un aperçu en temps réel est disponible avant d’appliquer les modifications.

Gestion des traductions

Le module Traductions vous permet de personnaliser les libellés qui apparaissent dans l’interface utilisateur. Si vous souhaitez modifier l’intitulé d’une section — par exemple remplacer Gestion des demandes par Gestion des demandes de laboratoire — recherchez le libellé concerné, modifiez-le, sélectionnez la langue cible, et enregistrez. La modification est appliquée immédiatement dans toute l’interface.

Gestion du codage — Formats des identifiants

Le module Gestion du codage vous permet de définir le format des identifiants générés automatiquement par la plateforme pour chaque type d’entité :

Entité	Exemple de configuration
Numéro de demande de laboratoire	Préfixe ANALY + date + séquence
Code-barres d’échantillon	14-15 chiffres avec préfixe date
Identifiant de facture	Préfixe INV + numéro séquentiel
Code de consultation	Préfixe CONSULT + format alphanumérique

Pour chaque entité, vous configurez le préfixe, le nombre de chiffres, l’inclusion ou non de la date dans le code, et l’affichage ou non du texte lisible sous le code-barres. Le format recommandé pour les codes-barres d’échantillons est un code à 14 ou 15 chiffres avec préfixe de date — ce format garantit l’unicité absolue de chaque identifiant sur le long terme.

Passerelle SMS

Pour activer les notifications par SMS, configurez votre passerelle SMS depuis le panneau de contrôle. Plusieurs fournisseurs sont pris en charge nativement, dont Twilio — le plus utilisé — ainsi qu’une option de source générique via HTTP pour les fournisseurs locaux ou régionaux.

Pour Twilio, renseignez votre jeton d’authentification et votre numéro expéditeur, puis cliquez sur Tester l’SMS pour vérifier la configuration avant activation. Une fois configurée, cette passerelle alimentera l’ensemble des notifications SMS de la plateforme — rappels de rendez-vous, alertes de résultats, messages de l’Automatisation Kron.

Récapitulatif des modules du panneau de contrôle

Module	Rôle principal
Configuration SMTP	Envoi d’e-mails depuis la plateforme
Automatisation Kron	Tâches planifiées, rapports et notifications automatiques
Paramètres généraux	Référentiel clé-valeur de configuration système
Publications	Annonces internes avec gestion par rôle
Modèles de documents	Mise en page des rapports et documents (visuel + HTML/HBS)
Modèles système	Gabarits e-mails et SMS automatiques
Journaux d’activité	Traçabilité complète des actions utilisateurs
Gestion de la mise en page	Personnalisation interface, widgets, logo, barres latérales
Traductions	Personnalisation des libellés de l’interface
Gestion du codage	Formats des identifiants et codes-barres
Passerelle SMS	Connexion fournisseur SMS pour notifications

À propos de Prolab LIS et Promed HIS

Prolab LIS et Promed HIS sont développés par Yoctobe. Conçus pour les établissements de santé privés en Afrique et à l’international, ils intègrent la gestion du laboratoire, des dossiers patients, des consultations, de la pharmacie, de l’imagerie et de la facturation — en SaaS, sans infrastructure locale requise.

Pour une démonstration personnalisée ou toute question technique, contactez l’équipe Yoctobe via yoctobe.com.