Promed HIS : Module Rendez-vous & Créneaux — Configuration, Prise de RDV & Télésanté

La gestion des rendez-vous est une fonction critique dans tout établissement de santé privé. Promed HIS intègre un module complet qui couvre l’intégralité du flux — de la configuration des disponibilités des praticiens jusqu’à la prise de rendez-vous en temps réel, en passant par les notifications automatiques et l’intégration des sessions de télésanté.

Vidéo de démonstration

Étape 1 — Configurer les créneaux de disponibilité

Avant de pouvoir créer le moindre rendez-vous, les créneaux de disponibilité de chaque praticien doivent être configurés dans le système. Sans créneaux, aucune date ne sera proposée lors de la prise de rendez-vous — cette étape est donc indispensable et doit être réalisée en amont, généralement par le personnel administratif.

Accéder à la gestion des créneaux

Le module est accessible depuis deux endroits : la barre latérale gauche ou le panneau de contrôle via Opérations Cliniques → Gestion des créneaux. Pour visualiser les créneaux existants d’un praticien, sélectionnez-le dans la liste — ses créneaux disponibles s’affichent immédiatement avec leur statut de réservation.

Générer des créneaux

Pour générer de nouveaux créneaux, cliquez sur Créer des créneaux et renseignez les paramètres suivants :

Une fois ces paramètres validés, cliquez sur Créer : le système génère automatiquement l’ensemble des créneaux correspondants sur toute la période définie, tous marqués comme disponibles. En quelques secondes, le planning complet d’un praticien est configuré pour plusieurs semaines.

Modifier ou supprimer un créneau

Vous pouvez cliquer sur n’importe quel créneau existant pour le modifier individuellement — ajuster l’horaire, changer le type, ou le supprimer. Cette flexibilité est utile pour gérer les absences ponctuelles, les jours fériés ou les modifications de planning de dernière minute.

Étape 2 — Créer un rendez-vous

Une fois les créneaux configurés, accédez à la page Gestion des rendez-vous et cliquez sur Rendez-vous. Le formulaire de création s’affiche avec les champs obligatoires à renseigner.

Disponibilités en temps réel

Le point fort de ce module est l’affichage des disponibilités en temps réel. Dès que vous renseignez les trois champs déterminants — type de rendez-vous, praticien et lieu de la consultation — le système affiche automatiquement les créneaux disponibles correspondants. Cette liste reflète exactement les créneaux configurés et non encore réservés pour ce praticien, dans ce lieu et pour ce type de consultation.

💡 Si aucun créneau n’apparaît après avoir renseigné ces trois champs, vérifiez que des créneaux ont bien été générés pour ce praticien dans ce lieu avec ce type de rendez-vous.

Finaliser le rendez-vous

Sélectionnez le créneau souhaité dans la liste proposée, renseignez l’identifiant du patient, et cliquez sur Créer. Le rendez-vous est immédiatement enregistré.

En parallèle, une visite future est automatiquement générée et liée à ce rendez-vous. Cette visite peut être consultée depuis la fiche du rendez-vous en cliquant sur Voir la visite — elle sera activée et complétée au moment de la consultation réelle.

Gérer les rendez-vous existants

Mode praticien et calendrier individuel

En activant le mode praticien et en filtrant par praticien, vous accédez à une vue personnalisée du calendrier de chaque médecin. Ce calendrier est consultable en trois modes d’affichage : Jour, Semaine et Mois — pour une vision adaptée selon les besoins de planification.

Les rendez-vous dont la date est dépassée apparaissent en gris pour distinguer visuellement le passé du futur. L’heure actuelle est indiquée dans la vue journalière pour une orientation immédiate dans la journée.

Rappels et notifications patients

Depuis chaque fiche de rendez-vous, plusieurs actions de communication sont disponibles :

Renvoyer un rappel : les notifications de rappel sont générées automatiquement par le système, mais vous pouvez déclencher manuellement l’envoi d’un rappel supplémentaire à tout moment — par e-mail ou par SMS selon la configuration de votre passerelle.

Programmer des notifications : définissez des alertes automatiques à envoyer au patient à une heure ou un délai prédéfini avant la consultation.

Consulter ou modifier le contenu du rendez-vous à tout moment, tant qu’il n’a pas encore été honoré.

Intégration télésanté — Lier une session à un rendez-vous

Si le rendez-vous correspond à une consultation en télésanté, Promed HIS permet de lier une session de vidéoconférence directement depuis la fiche du rendez-vous.

Cliquez sur Lier une session de télésanté, sélectionnez ou créez la session correspondante, puis enregistrez. Une fois la session liée, l’icône du rendez-vous dans le calendrier est mise à jour pour indiquer visuellement qu’une session en ligne est disponible. Le praticien peut alors rejoindre la session directement depuis son calendrier, sans quitter la plateforme.

Organisation des rôles

Le module Rendez-vous est conçu pour une utilisation fluide selon les responsabilités de chaque acteur dans l’établissement :

Récapitulatif des fonctionnalités couvertes

À propos de Promed HIS

Promed HIS est la suite de gestion hospitalière développée par Yoctobe. Elle intègre la gestion des dossiers patients, des consultations, des rendez-vous, de la pharmacie, du laboratoire (Prolab LIS), de l’imagerie, de la télésanté et de la facturation — en SaaS, sans infrastructure locale requise, conçue pour les établissements de santé privés en Afrique et à l’international.

Pour une démonstration personnalisée ou toute question technique, contactez l’équipe Yoctobe via yoctobe.com.